By Lea Laursen Pasgaard, AAU Kommunikation og Public Affairs
Arkivfoto: AAU

Bedre administrative løsninger og smidigere arbejdsgange. Det er et af hovedformålene med en ekstern analyse af HR- og økonomiprocesserne i Fælles Service og på institutterne, som AAU’s direktion har besluttet at få lavet.

Analysen skal munde ud i konkrete anbefalinger til en mere effektiv og sammenhængende administration af HR og økonomi på tværs af AAU – herunder til, hvordan kunstig intelligens og andre digitale værktøjer kan gøre arbejdsgange mere effektive.

Anbefalingerne skal også forholde sig til, hvilke opgaver der bedst løses lokalt, og hvilke der bedst løses som shared service-løsning. Analysearbejdet er afgrænset til at kortlægge og analysere de hovedtransaktioner, som går på tværs af afdelinger. Det gælder blandt andet større processer som ansættelse af videnskabelige medarbejdere og faktureringer.

Flere fælles løsninger

Der er ingen forhåndskonklusioner, men ifølge universitetsdirektør Søren Lind Christiansen er det forventningen, at flere opgaver skal løses som en shared service på samme måde, som det for eksempel er tilfældet på it- og kommunikationsområdet.

”Vi har en klar opfattelse af, at der på nogle områder kan findes smartere og mere effektive løsninger, end dem vi har i øjeblikket. Samtidig er det vores forventning – som verdenssituationen er lige nu – at universiteterne vil blive mødt af yderligere sparekrav i fremtiden. Derfor mener vi, det er bedst at omstille og forberede organisationen på det i god tid,” forklarer han.

Analysen skal undersøge potentialer på HR- og økonomiområdet, og universitetsdirektøren slår fast, at der ikke på forhånd er sat et beløb op for, hvor stor en besparelse analysens anbefalinger skal resultere i. På samme måde kan universitetsdirektøren heller ikke sige noget om, hvilke konsekvenser det eventuelt får for personalesammensætningen, før analysens resultater er klar.

Involvering af organisationen

Administrative ledere og institutledere har været involveret i tilblivelsen af kommissoriet for opgaven, og de bliver løbende holdt ajour med processen.

”Vi har en ambition om at leve op til de pejlemærker for udvikling af fremtidens administration, som er produktet af den seneste Lederdag. Det betyder blandt andet, at vi i analysearbejdet kommer til at inddrage medarbejdere og ledere, som har indsigt i både organisationens behov og den nuværende opgaveløsning,” fortæller universitetsdirektøren.

De næste skridt

Et eksternt bureau gennemfører analysen i maj til september.

Kommissoriet for arbejdet er på plads, og universitetsdirektøren er formand for styregruppen, som kommer med et beslutningsoplæg til direktionen på baggrund af analysens anbefalinger.

Samarbejdsorganisationen er også involveret, idet Hovedsamarbejdsudvalget (HSU) løbende er blevet orienteret om processen og også bliver involveret i bearbejdningen af analysens resultater.

Har du spørgsmål til processen, kan du kontakte din nærmeste leder eller projektleder Tine Corfitsen.

Der er også oprettet et AAU-site om analysen af HR- og økonomiprocesserne. Her kan du finde kommissoriet, tidsplan og andre relevante dokumenter om processen samt finde svar på ofte stillede spørgsmål. Adgang kræver AAU-login.